CMMS frente a gestión de activos: una guía para cerrar la brecha

¿Qué es la excelencia operativa?

El primer paso es comprender qué significa la excelencia operativa :

• Todos los esfuerzos en toda la organización están alineados.
• Los objetivos de la organización se han transmitido de manera efectiva.
• Todos los activos, recursos y esfuerzos están enfocados en alcanzar las metas de la organización.
• La cultura corporativa está singularmente comprometida con la declaración de misión/visión.
• La cultura incluye liderazgo efectivo, mayordomía y seguimiento.
• La organización busca inculcar un sentido de orgullo y propiedad en todos.
• La organización realiza evaluaciones comparativas periódicas para alinear el producto con el mercado.
• El foco es la mejora continua en una materia calculada para posicionarse competitivamente.
• La organización busca la rentabilidad y promueve la responsabilidad socioambiental.

Comprenda su estado actual

Los equipos de ventas y marketing piensan en grande. Se dan cuenta de que el software, cuando se implementa correctamente, puede lograr grandes resultados. Por lo tanto, el folleto de ventas podría hacer estas promesas:

• Disminución de los costos de mantenimiento anual después de instalar el software CMMS
• Aumento de la disponibilidad en un 1-6 %
• Reducción de los riesgos de seguridad en un 10-30%
• Reduzca el mantenimiento reactivo en un 10-50 %

Pero si solo planea crear tickets de órdenes de trabajo e informar datos reales, entonces los objetivos anteriores pueden ser demasiado optimistas.

¿La implementación de CMMS entregó excelencia operativa ? Probablemente no. ¿Capturar los costos de las órdenes de trabajo brindó una mejor confiabilidad/disponibilidad? Probablemente no. ¿Logró la fuerza laboral mejorar la productividad y la seguridad en el trabajo? ¿Pudo automatizar la programación semanal o extraer una lista de malos actores? Probablemente no. Sospecho que muchas organizaciones invirtieron mucho en la tecnología, pero todavía están en modo reactivo . Entonces, ¿qué falta?

Sin una sólida formación en gestión de activos y procesos avanzados, es muy probable que solo termine con un costoso sistema de tickets de órdenes de trabajo. Llegará más trabajo del que puede completar, y perderá el control de la acumulación. Es posible que pueda realizar un seguimiento del trabajo completado por mes, pero no pueda identificar a los malos actores.

Obstáculos de utilización de CMMS

A menudo, hay problemas creados por el hombre asociados con la utilización de CMMS. Los diez primeros son:

1. Faltan roles estratégicos : no hay equipo central, administrador de activos, equipo de confiabilidad o analista de negocios.
2. Conocimiento limitado en gestión de activos : falta de mejores prácticas de la industria , no saben lo que no saben.
3. Mala visión : sin plan de gestión de activos estratégicos, plan de utilización de CMMS, plan a largo plazo o evaluación comparativa.
4. Falta de   informes analíticos : las partes interesadas asumieron que el CMMS tendría lo que necesitaban.
5. Mala calidad de los datos (fundamentales y transaccionales): no había un plan de calidad de los datos ni verificación formal de errores, roles/procedimientos de actualización poco claros, la configuración de la biblioteca de mantenimiento preventivo no era defendible y dificultad para encontrar piezas en el almacén debido a descripciones no estándar.
6. Falta de formación sobre productos y conceptos de gestión de activos.
7. Alto número de clics : demasiado difícil de usar, no hay solución móvil .
8. Falta de alineación de la organización : el equipo del proyecto CMMS nunca recibió aportes de la alta gerencia sobre lo que consideraban esencial (es decir, datos e informes), o el equipo del proyecto no involucró a los ingenieros de confiabilidad durante la implementación.
9. El CMMS nunca se configuró para admitir la captura del modo de falla : el lenguaje del mantenimiento centrado en la confiabilidad.
10. Cultura general : los objetivos no están alineados y los trabajadores desconfían en general del propósito de la administración para el CMMS (es decir, realizar un seguimiento de personas en lugar de una gestión de activos). Además, los trabajadores ven el software como una herramienta para medir su desempeño y se sienten amenazados.

Una vez que se conocen los problemas, combínelos en un solo documento y establezca prioridades. Es fácil sentirse derrotado y preguntarse cómo una persona puede marcar la diferencia. Pero así es como empiezan todos los proyectos. Mi consejo es tomar una posición creando un plan de calidad de datos y presentándolo al liderazgo, para describir un camino a seguir. El objetivo es identificar el camino más corto hacia el valor.

El huevo y la gallina: ¿qué viene primero?

Naturalmente, este es un problema complejo con muchas interacciones. ¿Y cómo sabe cómo debería ser el final de la gestión de activos hasta que vea cómo debería ser el diseño ideal? ¿Y cómo sabe si está infrautilizando el CMMS? La respuesta es realizar evaluaciones comparativas agresivas . La primera acción es hablar con sus compañeros y escuchar atentamente. Pero también realice su propia investigación, como leer libros, revistas, artículos de Internet y asistir a conferencias. Sin embargo, los lugares no pueden ser solo conferencias tecnológicas. En su lugar, los eventos deben ser pesados en los conceptos de gestión de activos y confiabilidad.

Aquí hay un hecho poco conocido

Hay esencialmente dos mundos dentro de la gestión de activos, y son los profesionales de CMMS y los profesionales de mantenimiento/confiabilidad. Desafortunadamente, normalmente no se mezclan, ni en la oficina ni asistiendo a las mismas conferencias. Mi sugerencia es encontrar una manera de comenzar a comunicarse entre sí y desarrollar un lenguaje común. Si el ingeniero de confiabilidad hablara con el equipo de CMMS, el ingeniero de confiabilidad podría encontrar una manera de capturar datos que agreguen valor o diseñar un análisis de fallas que muestre a los malos actores. Y juntos, cuando encuentren una nueva idea, la compararán con los objetivos corporativos o del departamento y verán si agrega valor (no todas las ideas lo hacen).

Convierta ideas en un plan de acción

Una idea podría ser configurar el CMMS para respaldar la ingeniería de confiabilidad. Y una vez que se dé cuenta de que el CMMS se puede usar para tomar decisiones basadas en datos, estará listo para la carrera. Como ejemplo, el análisis de fallas crónicas sería un esfuerzo digno. La clave es diseñar informes analíticos que aprovechen los datos de fallas para administrar por excepción. Este es un proceso avanzado que requiere un análisis de fallas, datos de fallas precisos en la orden de trabajo, roles de actualización claros y un equipo de acción confiable para realizar el análisis.

¿Pero sucederá el momento de la realización?

Esta es una gran incógnita. Cada sitio es diferente y la evaluación comparativa puede ser un proceso extraño, es decir, nadie puede asistir a conferencias. A veces, las personas trabajan en silos con la cabeza gacha y sin deseos de mejorar. Pero si se puede generar una chispa, entonces se puede crear un plan de acción. Algunas organizaciones van tan lejos como para crear un plan a largo plazo porque tienen muchas iniciativas.

Hay varios roles clave

A veces los llamo roles estratégicos. En un mundo perfecto, podría haber líderes confiables en todas partes. Pero este no es siempre el caso. Una mejor apuesta sería configurar las siguientes posiciones. A nivel ejecutivo, usted quiere a alguien que tenga una comprensión general de la gestión de activos para proponer, beneficiar y mejorar el retorno de los activos (ROA). Más allá de eso, ayuda tener un administrador de activos con autoridad presupuestaria, para que se puedan iniciar proyectos de mejora.

Gestor de activos

Muy a menudo, la organización asigna todo lo relacionado con la gestión de activos al departamento de TI desde que compró originalmente el CMMS. Pero dado que los procesos avanzados requieren software/datos, procesos/procedimientos y funciones/responsabilidades, estas iniciativas de mejora implican mucho más que software. El administrador de activos sería el propietario principal del plan estratégico de administración de activos y el plan a largo plazo, y actuaría como un actor clave en el establecimiento de una cultura de confiabilidad.

Equipo central

Si no tiene un equipo central, aquí es donde me enfocaría de inmediato. Administrar el CMMS es demasiado para una sola persona (es decir, el administrador del CMMS). Además, siempre es mejor tener una representación interdepartamental. Este grupo crearía un plan de utilización para la operación de CMMS y un plan de calidad de datos. Además, escribirían procedimientos CMMS y realizarían capacitaciones. El equipo central también realiza un seguimiento de todos los problemas, el software o las tareas relacionadas con los procesos.

Analista de negocios

Un analista de negocios debe entrevistar a todas las partes interesadas y documentar los requisitos del sistema, incluso después de la puesta en marcha. El analista de negocios es la primera persona que sabe si hay una falta de aceptación , es decir, un problema de cultura. Esta función llevaría a cabo encuestas periódicas, auditorías de procesos/datos y capacitación. El analista también crearía una especificación funcional en el caso de un nuevo informe y solicitud de la comunidad de usuarios.

Portero

Este papel separa a los mejores del resto. Si una organización se queja continuamente de la falta de precisión en el CMMS, este es el rol que promueve la precisión de los datos. El guardián revisaría todo el trabajo entrante y verificaría la validez y la integridad. Asignarían embarcaciones de apoyo primarias si faltan e ingresarían una estimación aproximada. Esta acción en sí misma garantiza que todo el backlog tendrá algún tipo de estimación artesanal, lo que ayuda con el tamaño del backlog y la tendencia de crecimiento. También permite la nivelación automática de recursos en función de la clasificación del trabajo pendiente para ayudar a los planificadores a determinar qué debe planificarse primero.

El guardián también crearía hojas de calificación de usuarios para monitorear la precisión de las órdenes de trabajo. Una entrada incompleta o descuidada ralentiza todo el proceso, dificulta el trabajo del planificador y podría afectar el tiempo de respuesta. Durante la finalización de la orden de trabajo, el guardián también podría estar involucrado en la revisión de los datos de falla para verificar que estén completos.

Equipo de Acción de Confiabilidad

Este es un grupo de partes interesadas que toman medidas para promover la integridad de los activos, la productividad de la fuerza laboral y la seguridad laboral. También confiarían en gran medida en los datos de falla dentro del CMMS, utilizando análisis de fallas para profundizar en los modos de falla. En una reunión mensual, podrían hacer lo siguiente:

• Revise los malos actores y profundice en los modos de falla.
• Analice el mantenimiento reactivo, el tiempo de inactividad no planificado y el trabajo de alto costo.
• Iniciar análisis de causa raíz cuando sea necesario.
• Evaluar el estado de eliminación de defectos.
• Evaluar la condición degradante de los activos.
• Examine los comentarios significativos de las órdenes de trabajo.

Responsabilidades de la alta gerencia

Cuando las cosas no salen bien, es fácil decir que el liderazgo es siempre el problema. Pero, ¿qué podemos hacer como gerentes de nivel medio, supervisores y el nivel de trabajo para ayudarlos? Aquí hay algunas ideas:

1. Proporcionar actualizaciones de CMMS precisas y oportunas (p. ej., datos reales de órdenes de trabajo, estado y codificación de fallas)
2. Proporcione comentarios valiosos sobre las órdenes de trabajo (p. ej., mantenibilidad, fallas de diseño, frecuencia de mantenimiento preventivo, claridad de los pasos del trabajo, identificación de peligros, condición de los activos, ergonomía e ineficiencia energética)
3. Asegure la comunicación diaria con su jefe
4. Envíe ideas para el seguimiento de problemas de CMMS (gestión de activos) (p. ej., se necesita más capacitación, faltan informes)
5. Apoye las sesiones de Kaizen para el personal de operaciones y mantenimiento, la capacitación en confiabilidad impulsada por el operador y los operadores que brindan rotación de turnos utilizando notas de registro electrónicas.
6. Haga que el personal de mantenimiento lleve a cabo charlas informativas y comparta los peligros laborales con los compañeros de trabajo.
7. Los equipos de eliminación de defectos identifican y solucionan problemas, pequeños y grandes
8. Sesiones de crítica posteriores a la interrupción
9. Perseguir el conocimiento personal relacionado con los conceptos de gestión de activos a través de la investigación individual
10. Ayude a otros a comunicarse mejor, es decir, pregúntele al ingeniero de confiabilidad si podría tener algún informe del CMMS para ayudarlos a tomar mejores decisiones, ¿cuál sería y cómo sería?

En cuanto a las mejores prácticas de gestión de activos y utilización de CMMS, a veces lleva un tiempo antes de que la alta gerencia (y otras partes interesadas) comprendan completamente lo que el sistema puede hacer y lo que quieren del sistema. Allí , alguien podría solicitar un taller para discutir informes analíticos (p. ej., análisis de fallas), precisión de los datos y las entradas necesarias para respaldar estos resultados.

¿Dónde puedo recibir capacitación en las mejores prácticas de gestión de activos?

El siguiente plan de estudios ofrece capacitación en procesos avanzados para la gestión de activos. Los detalles del curso se pueden proporcionar enviando una solicitud a [email protected].

No hay organizaciones de mantenimiento de clase mundial, pero puede haber equipos de gestión de activos de clase mundial.

Conclusión

La vida es corta; la indecisión puede retrasar casi cualquier proyecto. A veces son las personas que saben mejor las que no toman una posición. Pero el hecho es que todos los días que espera para capturar datos de fallas validados, son datos que nunca recuperará. Y debido a que estos datos no se capturaron, los informes analíticos no se pueden ejecutar para identificar a los malos actores. Para algunos, pueden sentirse abrumados con tantas ideas para considerar y no saber por dónde empezar. Una evaluación de un día ayudaría a los responsables de la toma de decisiones a reunir todas las iniciativas en una lista de prioridades. Y al trabajar en esta lista priorizada, administrará el riesgo y seguirá el camino más corto hacia el valor.

_____________________________________

biografía:

John Reeve es consultor sénior. Con 20.000 seguidores en LinkedIn, comparte regularmente conocimientos sobre muchos temas en apoyo de la gestión de activos. Siendo el segundo consultor contratado por la empresa que inventó Maximo, pasó los primeros 10 años como consultor en programación de proyectos y gestión de costos, seguido de 15 años en el software de Maximo. Pero fue en la última parte de su carrera (otros 15 años) donde se centró en conceptos avanzados que resultaron en una patente estadounidense para un programa de mantenimiento llamado "orden de fuego". John también es autor de CRL, CMM y libros.