Selección de la mejor CMMS

¿Qué es un CMMS?

CMMS significa Sistema de Gestión de Mantenimiento Computarizado. Un CMMS juega un papel fundamental para ayudar a una empresa a registrar, mantener y actualizar toda su información relacionada con sus operaciones de mantenimiento.

¿Qué debe buscar en un CMMS?

Cuando sea el momento de seleccionar su CMMS, asegúrese de considerar el ajuste con su negocio, los recursos necesarios y el potencial de crecimiento del sistema.

Ajuste de la empresa

Primero, asegúrese de que su solución se ajuste a las necesidades de su negocio. Si es una organización pequeña, es posible que necesite una solución de software simple sin todas las campanas y silbatos. Por otro lado, si espera un rápido crecimiento, querrá una solución CMMS que pueda escalar rápida y fácilmente. Las empresas más grandes con múltiples instalaciones pueden requerir una solución más sofisticada y comprobada que pueda integrarse fácilmente con otros sistemas comerciales.

Recursos requeridos

En segundo lugar, haga coincidir los recursos necesarios con los recursos disponibles. El costo inicial de un CMMS es importante; sin embargo, es fundamental tener en cuenta los costos continuos, como la capacitación, las actualizaciones o los costos de suscripción. Asegúrese de que su organización pueda continuar no solo con la compra y la implementación, sino también con las tareas continuas necesarias para maximizar las funciones del CMMS elegido.

Potencial de crecimiento

Finalmente, evalúe el CMMS por su capacidad de crecer con su organización. La tecnología basada en la nube es el futuro de este software, así como la funcionalidad móvil. Asegúrese de que su proveedor de soluciones elegido esté listo para ayudarlo a mantenerse actualizado en términos de la tecnología en sí.

3 beneficios clave de un CMMS

Un CMMS ofrece una amplia gama de beneficios para las empresas de hoy. Aquí están los tres primeros.

Reduzca los costos al automatizar muchas tareas, un CMMS puede reducir los costos de un departamento de mantenimiento. Una vez que se ingresa información sólida en el sistema, un CMMS puede ayudar a guiar las piezas, el inventario y las órdenes de trabajo sin problemas en toda la organización. La tecnología de sensores y escaneo permite una recopilación de datos rápida o incluso en tiempo real en una fracción del tiempo.

1. Adelántese a los problemas

El mantenimiento reactivo suele ser la norma en muchas instalaciones, y uno de los principales beneficios de un CMMS es que proporciona la herramienta para ayudarlo a identificar y abordar pequeños problemas antes de que se conviertan en problemas que detengan la producción. Al analizar los datos de CMMS, puede crear fácilmente un programa de mantenimiento preventivo confiable y, más tarde, implementar un programa de mantenimiento predictivo .

2. Mejorar la productividad

Los problemas de mantenimiento inevitablemente pueden causar ralentizaciones en la producción o tiempos de inactividad inesperados. Al implementar un CMMS, crea una forma más sistemática de abordar una serie de problemas. Las órdenes de trabajo se priorizan y los gerentes de mantenimiento tienen una vista panorámica de todos los activos y equipos críticos. Un CMMS proporciona la información para tomar decisiones mejores y más oportunas para mantener sus líneas de producción en funcionamiento tanto como sea posible.

Características importantes de los sistemas de gestión de mantenimiento

La característica más importante de un CMMS es la gestión eficaz de las órdenes de trabajo, el inventario, los proveedores y los activos, así como la capacidad de proporcionar capacidades de análisis, movilidad y escaneo.

Gestión de procesos de órdenes de trabajo

Las órdenes de trabajo se pueden programar, acceder y rastrear automáticamente a través de un CMMS, proporcionando tanto a los técnicos como a la gerencia un registro completo del trabajo de mantenimiento completado y programado. De manera similar, un CMMS puede ayudar a una instalación a realizar un seguimiento de las herramientas costosas cuando son utilizadas por varios técnicos, seguir el inventario a través de un proceso de trabajo y administrar los acuerdos y pagos de los contratistas de manera efectiva.

Informes

Querrá asegurarse de que su CMMS elegido proporcione informes analíticos fáciles de leer para que pueda evaluar periódicamente los indicadores clave de rendimiento (KPI).

Movilidad

Además, su CMMS debe ser accesible con tecnología móvil para que sus técnicos de servicio tengan la misma información cuando están en el campo y puedan registrar fácilmente su trabajo y hallazgos en el sistema centralizado. La integración de la tecnología de escaneo de códigos de barras o RFID también es una característica importante de CMMS, que le permite etiquetar y escanear activos y datos de inventario de manera rápida y precisa.

4 casos de uso de GMAO

Aquí hay cuatro ejemplos de cómo CMMS puede marcar la diferencia en la reducción de costos, la mejora de la productividad y el aumento de la eficiencia.

1. Gestión de activos

Un CMMS funciona como un software de gestión de activos y puede ayudar a una instalación a gestionar mejor sus activos de mantenimiento. Algunas compañías pueden usar equipos de prueba costosos o armar kits de herramientas de servicio para que los técnicos de mantenimiento los saquen durante las llamadas de servicio. Al etiquetar estos kits o activos, una empresa puede realizar un seguimiento de qué técnico está utilizando qué herramientas, dónde se encuentra el equipo y cuándo es posible que deba inspeccionarse o repararse.

2. Gestión de la propiedad

Los administradores de propiedades a menudo deben realizar un seguimiento de una amplia gama de solicitudes de mantenimiento de los inquilinos, así como de las tareas generales de mantenimiento, como los servicios de jardinería y limpieza. Un CMMS puede ayudar a priorizar y programar órdenes de trabajo relacionadas , así como a rastrear los costos y el historial de reparación de activos.

3. Gestión de instalaciones

Muchas instalaciones pueden beneficiarse de un CMMS usándolo como software de administración de instalaciones para ayudar a administrar el mantenimiento preventivo y reactivo en activos y equipos críticos. Los datos recopilados a lo largo del tiempo también pueden ayudar a la gerencia a decidir cuándo se debe poner fuera de servicio y reemplazar el equipo. Por ejemplo, los análisis sofisticados pueden comparar los costos de reparación y mantenimiento continuos con las ganancias de costos y productividad de los nuevos equipos.

4. Gestión de inventario

Al realizar un seguimiento de los materiales y artículos desde el momento en que ingresan a sus instalaciones, a lo largo de su viaje en su empresa y hasta su consumo final, puede minimizar el trabajo invertido en la búsqueda de artículos, así como el costo de reemplazar los artículos perdidos. La tecnología de escaneo funciona en conjunto con un CMMS para brindarle un software de administración de inventario , que muestra información precisa y completa sobre su inventario.

Industrias que se benefician de un CMMS

Una amplia variedad de industrias pueden beneficiarse de la implementación de un CMMS efectivo. Estos son algunos ejemplos de posibles aplicaciones.

Fabricación

Mantenga sus equipos y activos en funcionamiento. Un CMMS puede ayudar a administrar las órdenes de trabajo para aumentar el tiempo de actividad de la producción y ayudarlo a vigilar más de cerca todos sus activos críticos.

Instalaciones

Administre todo, desde su sistema de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC) hasta tareas de jardinería. Un CMMS puede ayudarlo a garantizar que se completen todas esas pequeñas cosas que mantienen sus instalaciones seguras, cómodas y productivas.

Equipo

Al realizar un seguimiento de todos sus equipos y el historial de reparaciones asociado, puede controlar con firmeza las tareas de mantenimiento preventivo y reactivo necesarias. Tanto los técnicos de campo como la gerencia tienen la transparencia necesaria para hacer su trabajo de manera más efectiva.

Agricultura

Un CMMS puede ayudar a administrar los requisitos de mantenimiento de los equipos agrícolas y ayudarlo a tomar mejores decisiones sobre cuándo reparar o reemplazar los activos agrícolas.

Edificio

Al administrar los detalles necesarios para mantener un edificio en funcionamiento, un CMMS puede ayudarlo a optimizar las tareas que potencialmente consumen mucho tiempo para ahorrar tiempo y dinero.

Hospitalidad

Un sistema CMMS centralizado puede ayudarlo a brindar un mejor servicio a sus clientes al proporcionar respuestas rápidas a los problemas de mantenimiento. Además, reducir costos y mejorar cosas como el uso de energía puede beneficiar a todo el negocio.

Propiedad

El seguimiento y la priorización de las tareas de mantenimiento de los inquilinos pueden volverse abrumadores rápidamente. Un CMMS ayuda a administrar todo eso programando tareas de mantenimiento automáticamente y generando órdenes de trabajo que ayudan a los técnicos a administrar sus días de trabajo de manera eficiente.

Restaurantes/pequeñas empresas

Un CMMS puede ayudarlo a optimizar todos los elementos de mantenimiento que deben abordarse pero que no forman parte de su negocio principal. Pase más tiempo construyendo su sueño y menos tiempo administrando reparaciones, proveedores y contratistas.

Iglesias/Sin fines de lucro

Logre su visión y sirva a sus miembros confiando en un CMMS para que se encargue del mantenimiento requerido del sistema y del edificio de manera fácil y efectiva.

Flota  

Programe tareas de mantenimiento preventivo basadas en el kilometraje, el tiempo o el rendimiento para mantener la confiabilidad y el buen funcionamiento de los vehículos de su flota. Los sensores pueden ayudar a activar las órdenes de trabajo de CMMS, brindándole datos sobre sus vehículos las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Escuelas

Los educadores y el cuerpo docente pueden usar fácilmente un CMMS para informar las solicitudes de mantenimiento necesarias rápidamente desde un dispositivo móvil. Elimine la necesidad de llamar a un departamento de mantenimiento y acorte el tiempo de respuesta requerido.

Ciudades/Municipios

Gestionando todo, desde el paisajismo de los edificios públicos hasta la reparación de la señalización de las carreteras, los funcionarios de nuestra ciudad tienen mucho que hacer. Un CMMS puede ayudar a priorizar y programar todas esas tareas para mantener nuestras ciudades seguras y agradables para todos.

Gimnasio/Fitness

Mantenga su equipo funcionando sin problemas y de forma segura con un CMMS. Un sistema centralizado no solo puede administrar el mantenimiento de los equipos del gimnasio, sino que también puede ayudarlo a mantener los suministros y las piezas bien abastecidos.

Los 10 mejores proveedores de CMMS

Los 10 mejores proveedores de CMMS son:

1. Mantenimiento
2. Mantenimiento electrónico
3. Soluciones tipo
4. FMX
5. Conexión de mantenimiento
6. Fijar
7. ágil
8. Hipopótamo
9. MantenerX
10. Microprincipal
11. Mantenimiento

Esta solución CMMS se encuentra entre los mejores paquetes de mantenimiento por su funcionalidad, atención al cliente y facilidad de uso. Como un CMMS escalable que se puede usar fácilmente tanto en aplicaciones de escritorio como móviles, UpKeep brinda transparencia de la información de mantenimiento para todos los miembros del equipo, sin importar dónde estén trabajando. Los solicitantes, sin embargo, tienen acceso limitado a este CMMS.

Mantenimiento electrónico

La fortaleza de este software está en su capacidad para conectar datos, equipos y sistemas. eMaint es una solución de software como servicio basada en la web que se vende por suscripción. Con la asignación de un gerente designado, los clientes reciben soporte ilimitado, copias de seguridad de datos y actualizaciones de software para rastrear y administrar órdenes de trabajo, inventario, programación y datos de cumplimiento normativo. Algunos clientes han notado que los informes son difíciles de usar y leer.

Soluciones tipo

Con su conjunto de aplicaciones basadas en la nube, Dude Solutions centraliza las solicitudes de mantenimiento, crea cronogramas, automatiza los flujos de trabajo y genera informes para fabricantes, distribuidores y centros de almacenamiento. Sin embargo, fue diseñado para nichos especializados y no ofrece una solución local.

FMX

Este CMMS configurable ayuda a las empresas a optimizar sus procesos de trabajo y aumentar la productividad de sus activos. Al ofrecer soporte y capacitación continuos, además de permitir usuarios ilimitados, FMX tiene una alta calificación de satisfacción del cliente. Debido a que es un sistema basado en la web, a algunos clientes les ha resultado difícil comunicarse con socios externos o con aquellos que no están en línea.

Conexión de mantenimiento

Este CMMS basado en la nube ofrece una opción de alojamiento local, lo que brinda a una amplia variedad de empresas e industrias acceso a esta solución de administración de mantenimiento. La conexión de mantenimiento también permite una fácil integración con la planificación de recursos empresariales y los sistemas de gestión de instalaciones asistidos por computadora. Ciertas personalizaciones pueden ser costosas y los informes pueden ser difíciles de interpretar.

Fijar

Al organizar los datos de mantenimiento, esta solución CMMS basada en la web puede ayudar a las empresas a pasar de una mentalidad de mantenimiento reactivo a una más preventiva. Se integra fácilmente con ERP y otras soluciones relacionadas. Sin embargo, la cantidad de personalizaciones y configuraciones disponibles puede ser algo abrumadora.

ágil

Este CMMS está basado en la nube e incluye funciones de mantenimiento preventivo, gestión de órdenes de trabajo y organización de activos. La información, las imágenes, los documentos y otros datos se pueden ingresar y cargar fácilmente. Algunas áreas tienen opciones de personalización limitadas.

Hipopótamo

Esta solución CMMS intuitiva y fácil de usar proporciona una gran cantidad de capacitación continua y de incorporación para que la implementación sea relativamente rápida y simple. Esta solución basada en la nube sirve a muchas industrias y mercados. La solución tiene una funcionalidad algo limitada y puede ser difícil de personalizar.

MantenerX

Como una solución de CMMS basada en dispositivos móviles, KeepX ayuda a los técnicos a saber exactamente qué deben hacer para completar sus órdenes de trabajo y cómo completar sus tareas. Esto incluye procedimientos de seguridad, informes de calibre, flujos de trabajo de inspección y procedimientos ambientales. Es algo limitado en funcionalidad y capacidad de pedido.

Microprincipal

Esta solución CMMS/EAM ayuda a las empresas a prolongar la vida útil de sus equipos, administrar mejor las órdenes de trabajo y generar informes personalizados. Al proporcionar datos completos de mantenimiento, MicroMain ayuda a las empresas a concentrarse en tareas de mantenimiento preventivo diseñadas para ahorrar tiempo y dinero. La implementación en instalaciones más grandes requiere mucho tiempo y es compleja.

Preguntas frecuentes sobre cómo elegir un CMMS

¿Qué puede hacer un CMMS?

Un CMMS es un sistema integral de administración de mantenimiento que realiza un seguimiento de las órdenes de trabajo, el inventario, los proveedores y una gran cantidad de otra información crítica relacionada con las responsabilidades de mantenimiento de una empresa u organización.

¿Cuánto cuesta un CMMS?

Según Cost Owl , el precio de un CMMS puede variar ampliamente. Un CMMS listo para usar puede costar tan solo $ 1,000 pero no se puede personalizar fácilmente. Aquellos diseñados especialmente para empresas con múltiples sitios pueden costar decenas de miles de dólares. La mayoría de las empresas de CMMS cobran una tarifa base más una tarifa de licencia por usuario, que puede oscilar entre $ 1500 y $ 40 000. El soporte y las actualizaciones pueden incurrir en una tarifa anual, generalmente una quinta parte del precio de compra. La capacitación puede incluirse o cobrarse por separado. El software alojado en la web se cobra por suscripción y varía según la cantidad de usuarios. Las tarifas mensuales pueden ser de $ 50 a varios cientos.

¿Cuál es la diferencia entre un CAFM y un CMMS?  

Un CAFM (Administración de instalaciones asistida por computadora) es un paquete más grande que no solo aborda los aspectos de mantenimiento, sino que ayuda a una instalación a administrar todos los aspectos, incluido el uso de bienes raíces. CMMS suele ser parte de un CAFM y adopta un enfoque mucho más detallado del aspecto de mantenimiento de la gestión de una empresa.

¿Necesito un CMMS o un EAM?

El software EAM (Enterprise Asset Management) es una solución integral a largo plazo que puede escalar con el crecimiento de una empresa y se enfoca principalmente en los activos. Un CMMS se enfoca más en los sistemas y operaciones generales de mantenimiento, incluidos los activos.

¿Quién se beneficia más de un CMMS?

Una amplia variedad de empresas y organizaciones pueden beneficiarse de un CMMS. Cualquier empresa o grupo que tenga la responsabilidad de mantener los sistemas, equipos o activos en funcionamiento puede encontrar que un CMMS ayuda a priorizar las tareas de mantenimiento y puede ahorrarles tiempo y dinero en las operaciones diarias.

El mayor beneficio se obtendrá dentro de las organizaciones que no solo invierten en un paquete sólido de CMMS, sino también aquellas que se toman el tiempo y el esfuerzo continuo para mantener a los miembros del equipo capacitados y que los datos sean precisos y actualizados.